Automatização de processos elimina problemas do dia a dia das grandes empresas

Com o auxílio da ferramenta certa, é possível conquistar resultados significativos eliminando burocracias e gargalos com segurança e eficiência

Estadão Blue Studio Express

Certamente você já vivenciou situações corriqueiras no trabalho, aparentemente consideradas simples de resolver, mas que consumiram preciosas horas ou até mesmo dias. Na rotina de médias e grandes empresas isso ocorre com grande frequência, prejudicando a eficiência das operações e, consequentemente, refletindo nos resultados.

Há uma rotina infindável de pedidos que seguem de um lado para o outro, passando por diferentes departamentos, e que se perdem pelo caminho ou retornam após um longo tempo com novas solicitações, iniciando um novo ciclo até a conclusão.

No final, surge sempre a seguinte dúvida: de quem é a falha? Após mais tempo gasto em reuniões com gestores de diferentes departamentos, chega-se à culpada: a burocracia.

O argumento (ou desculpa) acalma os ânimos, mas infelizmente não resolve a situação. E logo o mesmo problema ocorre novamente, em mais uma situação comum do dia a dia de uma empresa.

Com o avanço da tecnologia, essas falhas nos processos não deveriam mais prejudicar a eficiência das médias e grandes empresas. Entretanto, mesmo digitalizadas, muitas companhias possuem um verdadeiro emaranhado de sistemas que dificultam a comunicação.

Em meio à grande demanda, o departamento de TI enfrenta uma verdadeira batalha para conectar as plataformas. Na outra ponta estão os usuários, que simplesmente não conseguem entender como tarefas aparentemente simples não são resolvidas de forma ágil e fácil.

E qual a solução para esse problema? O caminho está exatamente em contar com a ajuda da inovação.

Automatização e gestão de processos
Para entendermos um pouco mais sobre como a tecnologia contribui para os processos, torna-se necessário avaliar situações do dia a dia empresarial que costumam prejudicar a rotina. Dessa forma, fica mais fácil entender como os departamentos se conectam e, por isso, necessitam trabalhar em conjunto, de forma harmônica e ininterrupta.

No primeiro caso, imagine um funcionário do departamento de Marketing que precisa solicitar o reembolso de uma compra de suprimentos de escritório que realizou recentemente. Algo simples, não é mesmo?

Entretanto, esse processo tradicionalmente envolve trocas de e-mails, planilhas, papel e várias etapas manuais até a aprovação final. Além do tempo desperdiçado com a burocracia, existem diversas situações em que podem ocorrer erros.

Neste caso, a automatização de processos conseguiria eliminar os gargalos e a morosidade, tornando essa situação rotineira em uma atividade realmente simples.

Seguindo o mesmo exemplo, agora imagine como essa situação se desenvolveria com o auxílio de um sistema de automatização e gestão de processos capaz de simplificar as tarefas administrativas.

Neste caso, o colaborador preencheria um formulário com os detalhes da compra, enviando a solicitação em questões de minutos. Na sequência, o sistema já verifica automaticamente o cadastro do fornecedor e os limites de reembolso estabelecidos. Com tudo em ordem, a solicitação é encaminhada diretamente para aprovação, sem a necessidade de intervenção manual.

Por fim, a supervisora do colaborador recebe a notificação sobre a solicitação, faz uma rápida revisão do caso e, com alguns cliques, aprova a solicitação de reembolso.

Férias dos colaboradores
Outra situação rotineira nas empresas que costuma consumir tempo e paciência dos colaboradores é a solicitação e gestão do período de férias. Atividade aparentemente simples em pequenas empresas, exige uma boa comunicação entre diferentes setores de médias e grandes organizações, o que às vezes causa ruídos no meio do caminho.

Para facilitar o entendimento, imagine uma colaboradora que deseja fazer o pedido de férias. Após preencher um formulário para a solicitação, ela entrega o papel para a supervisora, que encaminha para o departamento de RH para a revisão e aprovação. Por conta de falhas no preenchimento do documento, o papel retorna, dando início a mais um ciclo até a conclusão do caso.

Com um sistema de automatização e gestão de processos, essa situação é solucionada em alguns cliques em um sistema online. Mas como isso funcionaria na prática?

Em uma área específica, a colaboradora preenche um formulário de pedido de férias com as datas desejadas e o motivo para sua ausência. Instantaneamente, o sistema encaminha o pedido para a supervisora. Ao identificar que a responsável está de férias, o sistema automaticamente localiza outra responsável, dando continuidade ao processo.

Também de forma automatizada, o sistema atualiza o saldo de férias da colaboradora e registra o pedido para fins de gestão e monitoramento. Com isso, o processo é concluído em poucas horas.

Benefícios da automatização
Esses são apenas alguns exemplos de como um sistema de automatização e gestão de processos consegue transformar situações rotineiras de uma empresa em algo realmente simples e menos suscetível ao erro humano.

Entre os benefícios de contar com o suporte da tecnologia estão: eliminação de falhas em processos manuais; agilidade e eficácia na realização de inúmeras tarefas; melhoria na comunicação e colaboração entre os diferentes departamentos; aumento da eficiência dos processos e a integração com diferentes sistemas já existentes na companhia.

Portanto, é possível afirmar que existe tecnologia para resolver estes e outros casos. O desafio, porém, está em conseguir identificar a ferramenta certa, que consiga proporcionar o melhor custo-benefício, facilitando tanto a vida da equipe de TI quanto a rotina dos diversos outros departamentos.

A boa notícia é que, hoje, existem no mercado ferramentas que permitem criar e gerenciar de forma visual e customizada qualquer fluxo de trabalho. Isso ajuda a simplificar a comunicação entre os departamentos e eliminar a necessidade de infinitas trocas de e-mail e documentos que se perdem no caminho.

Entre as opções, a dica é conhecer o Qntrl, software do grupo Zoho. A plataforma é uma ferramenta avançada de gestão e automatização de processos de negócio. O Qntrl foi desenvolvido para simplificar rotinas empresariais e aumentar a eficiência da operação, principalmente em empresas que têm processos robustos e, aparentemente, complexos.

Automatização de processos elimina problemas do dia a dia das grandes empresas

Créditos: Divulgação Qntrl